La única forma de asegurar la disponibilidad de medicamentos y productos de parafarmacia, optimizar recursos, asegurar la rentabilidad y evitar tanto roturas de stock como pérdidas por caducidad, es llevando a cabo una gestión eficiente de las existencias de tu farmacia. Con buenas prácticas y ciertas herramientas, la operativa será mucho más fluida.

Retos de gestionar inventarios farmacéuticos

Antes de aplicar soluciones, es importante que identifiques los retos logísticos a los que se enfrenta tu farmacia en cuanto a la gestión de stock. De esta manera, puedes diseñar una planificación más realista que reduzca posibles errores.

Demanda impredecible

Aunque se pueden detectar patrones de demanda, como ventas estacionales o clientes que solicitan medicamentos o productos de forma recurrente, la rotación del inventario puede ser muy cambiante.

Dependencia de proveedores

Si hay complicaciones en la cadena de distribución o retrasos por parte de los proveedores, el stock puede verse comprometido pudiendo perder ventas si no es posible garantizar la disponibilidad de los productos afectados.

Limitaciones físicas

Tu farmacia ha de contar con espacio suficiente para su stock y con un almacenamiento apropiado, por ejemplo, productos como los medicamentos termolábiles deben conservarse en un rango de temperatura específico para mantener su eficacia.

Recursos limitados

La gestión de inventarios engloba una serie de tareas: recibir los productos, verificar que son los correctos, hacer pedidos, atender encargos, resolver incidencias, etc. Esto requiere tanto una gestión del tiempo adecuada como un equipo bien organizado.

Priorizar productos para optimizar recursos

Una organización del stock ideal debe adecuarse a los productos con mayor demanda, su rotación o su disponibilidad. El análisis ABC, basado en el principio de Pareto, es una técnica útil para clasificar productos según su retorno económico y enfocar los recursos de acuerdo con ello.

Grupo A

Aquí estaría el 15% de los productos que generan cerca del 75% del valor total del stock. Es importante revisar periódicamente sus existencias y hacer pedidos con frecuencia acorde a su demanda. La buena gestión de este grupo mejora la rentabilidad de tu farmacia.

Grupo B

Estos son el 20% de los productos farmacéuticos, que equivalen a un 20% del valor. Es clave hacer controles regulares, aunque pueden ser más equilibrados entre pedidos y revisiones. No hay necesidad de intervenir constantemente.

Grupo C

Engloba la mayoría de los productos, alrededor del 65% del stock, aunque solo representa un 5% del valor del inventario. Su control puede ser más relajado al tener un impacto económico más bajo, con revisiones y pedidos menos frecuentes.

A partir de aquí, es aconsejable organizar los productos según su rotación o características especiales. Los productos de alta rotación deberían estar a mano, identificados claramente con etiquetas, códigos o colores. Hay que recordar que la disposición del inventario influye en el flujo de trabajo y en la calidad de la atención al cliente.

Automatizar el stock en tu farmacia

Para una gestión eficiente del stock, tu farmacia no debería limitarse a reaccionar en el instante en el que se detecta la falta o exceso de un producto. Es esencial anticiparse. Al digitalizar la gestión del inventario es posible controlar el stock en tiempo real. Ahorras tiempo, reduces los errores y te ayuda a tenerlo todo más organizado.

Los sistemas de gestión de inventario son capaces de predecir qué es más probable que necesite tu farmacia con datos históricos, configurar alertas o hacer pedidos automáticos, así como considerar variables como las fechas de vencimiento y/o la cantidad mínima que puedes pedir a un proveedor. Todo esto facilita la trazabilidad y el análisis de incidencias.

En un caso u otro, estos sistemas de gestión de inventario ahorran tiempo a la hora de localizar los productos y, por tanto, agilizan el proceso de atención al cliente. Son intuitivos, fáciles de utilizar por todo tipo de usuarios, aunque es importante recordar que la automatización no te inhibe de hacer auditorías físicas al menos una vez al mes para verificar que el registro es correcto.

Implementar políticas de rotación

Una buena política de rotación ayuda a mejorar el uso que se le da al espacio disponible y a reducir la cantidad de medicamentos caducados. Con revisiones semanales o sistemas de gestión de inventario que emitan alertas, puedes detectar a tiempo los productos o medicamentos que están por vencer.

También es recomendable aplicar el método FEFO (First Expired, First Out) para dispensar primero los productos con un vencimiento más corto.

Cabe recordar que, aunque hacer pedidos pequeños puede parecer práctico, no siempre es lo mejor. Aunque pueda ayudarte a no tener exceso de stock, supone más trabajo. En cambio, pedidos demasiado grandes ocupan mucho espacio, facilitando que se acumulen los productos bajo riesgo de caducar si no tienen una buena salida.

Gestionar incidencias en el inventario

Siempre hay riesgo de que tengan lugar incidencias imprevisibles, como retirada de un medicamento del mercado, complicaciones en la cadena de suministro, o incongruencias en albaranes o precios de los productos. Los protocolos claros de actuación te permiten resolver rápido la situación y evitar que el error afecte al servicio o a los clientes de tu farmacia.

Estas situaciones han de enfocarse como una oportunidad de mejora interna, toda estrategia debe evolucionar con el negocio y las necesidades de los clientes. Tu farmacia puede analizar regularmente cuántos pedidos se pueden cubrir sin que falte stock, cuántos productos se han perdido por caducidad, cuánto stock de promedio tiene almacenado la farmacia y la gestión de pedidos a los proveedores.

En definitiva, la gestión de inventarios requiere planificación para que sea realmente eficiente. Existen multitud de metodologías para tomar decisiones más informadas, reducir gastos y asegurar un servicio de calidad a los clientes en todo momento. Estos consejos aplicados pueden suponer una gran diferencia en la operativa y el rendimiento económico de la farmacia.