Estratégias para reduzir os cancelamentos e as faltas de comparência no consultório dentário

As ausências das clínicas dentárias devem-se principalmente a factores socioeconómicos e culturais, a aspectos psicológicos e a barreiras logísticas, como a distância ou a incompatibilidade com horários de trabalho ou escolares. Estas ausências interrompem os tratamentos e afectam a produtividade, pelo que é importante recorrer a estratégias que as reduzam e aumentem a fidelização e o compromisso do paciente com a sua saúde oral.

Causas da falta de assiduidade nos cuidados dentários

Vários estudos analisaram e identificaram as principais razões subjacentes ao principais razões para o absentismo nos cuidados dentários nos cuidados dentários e, entre eles, encontram-se factores socioeconómicos e factores relacionados com a perceção da saúde oral por parte dos pacientes, factores psicológicos e factores logísticos.

Factores socioeconómicos

O estatuto económico e as responsabilidades familiares influenciam a ida ao dentista. Estudos mostram que as pessoas que cresceram em famílias com baixos rendimentos tendem a evitar ir ao dentista; apenas 30% tendem a ir regularmente ao dentista.. Esta situação é semelhante em locais onde a saúde dentária não é considerada importante. De facto, entre os adultos com mais de 50 anos de 14 países europeus, entre 23% e 64% consideravam que as visitas ao dentista "não eram assim tão necessárias".

2. Perceção da saúde oral

Muitas pessoas não têm consciência da relação entre a saúde oral e a saúde geralSó vão à consulta quando sentem dor ou desconforto, pois a prevenção e os cuidados orais regulares não são vistos como necessários. Esta falta de sensibilização reflecte-se em vários estudos. Por exemplo, uma investigação recente efectuada na Nova Zelândia revelou que 25% dos adolescentes não iam ao dentista porque "não tinham sintomas". Esta perceção errada leva a que se negligenciem os controlos preventivos.

3. Factores psicológicos 

O medo do dentista continua a ser uma das principais razões pelas quais muitas pessoas cancelam ou não comparecem às suas consultas. Em alguns países da América Latina, existe a crença errónea de que o tratamento dentário durante a gravidez pode causar malformações ou mesmo abortos espontâneos. Estes receios, que ocorrem em todo o lado, mostram a importância da educação e da comunicação empática para que as pessoas se sintam seguras ao receberem cuidados dentários.

4. Logística e acessibilidade

Os problemas relacionados com os transportes, a distância entre o domicílio do paciente e a clínica dentária ou a falta de horários de trabalho flexíveis podem ser a falta de flexibilidade de horários dificultar a comparência de algumas pessoas às consultas. Estas barreiras afectam particularmente as pessoas que dependem dos transportes públicos ou que têm responsabilidades familiares que limitam a sua disponibilidade.

Impacto da falta de comparência na gestão dentária

As ausências e os cancelamentos afectam tanto a produtividade como a rentabilidade da clínica dentária. Representam uma perda de recursos, os resultados podem não ser óptimos devido à interrupção dos tratamentos e a equipa médica assume uma maior carga de trabalho devido à necessidade de reorganizar as agendas e otimizar os tempos.

1. desperdício de recursos e de tempo clínico

Cada marcação falhada significa uma hora de trabalho desperdiçadatempo dos profissionais, material clínico e recursos administrativos. Sem um sistema rápido de remarcação de consultas, o impacto económico pode aumentar rapidamente. Além disso, as consultas falhadas impedem que outros doentes que aguardam cuidados tenham a oportunidade de os receber.

2. interrupção dos tratamentos

A falta de assiduidade interrompe a sequência terapêutica, o que pode afetar os resultados de procedimentos prolongados como a ortodontia, a reabilitação ou a periodontia. É mais difícil manter um acompanhamento adequado, a recuperação é atrasada e surgem complicaçõescausando a insatisfação do paciente.

3. Aumento do trabalho da equipa clínica

O absentismo frequente também tem um impacto direto na equipa clínica. A falta de envolvimento dos doentes obriga o pessoal a reorganizar constantemente os horários, a remarcar as consultas e a gerir os cancelamentos, o que aumenta significativamente a carga de trabalho. Esta situação, mantida ao longo do tempo, pode afetar a eficiência operacional e, consequentemente, a qualidade do serviço oferecido.

Como reduzir os cancelamentos e melhorar a pontualidade na clínica

Para reduzir as anulações de marcações, há uma série de estratégias que podem ser implementadas em que podem ser aplicadas em clínicas dentárias de qualquer dimensãoEstas incluem o envio de lembretes, o estabelecimento de políticas de cancelamento claras, uma programação flexível e a manutenção de uma comunicação fluida com os pacientes.

1. lembretes de marcação de consultas

Enviar lembretes por correio eletrónico ou mensagem de texto reduz o absentismo. Os sistemas de gestão podem programar estas notificações com antecedência e enviar mais do que uma, se necessário. Estudos demonstraram que estes lembretes podem reduzir as ausências em 14% e facilitar a remarcação de compromissos cancelados.

As chamadas conduziram a uma redução de 24% do absentismo e a um aumento de 40% da ocupação das horas disponíveis. Aumento de 40% da ocupação das horas disponíveis, ou seja, melhor utilização das faixas horárias anteriormente não preenchidas por cancelamentos ou ausências não comunicadas.ou seja, é feito um melhor uso das faixas horárias que anteriormente não eram preenchidas devido a cancelamentos ou ausências não notificadas. Ter um fluxo de trabalho estruturado fluxo de trabalho estruturadoO fluxo de trabalho estruturado, que define a forma como as marcações são atribuídas, como são registadas e como são seguidas, ajuda a evitar perdas devidas a erros administrativos.

2. Políticas de cancelamento 

Estabelecer regras claras sobre cancelamentos promove a responsabilidade do paciente e melhora a gestão do consultório dentário. Estas políticas devem ser aplicadas de forma criteriosa e empática, adaptadas à situação de cada paciente. Também é importante oferecer várias opções para facilitar o processo de reagendamento, como através do sítio Web ou de mensagens de texto através de aplicações de mensagens instantâneas.

3. Flexibilidade de horários

Adaptar o horário de funcionamento e racionalizar a atribuição de consultas melhora a assiduidade dos doentes. As consultas podem ser oferecidas de manhã cedo, à noite ou mesmo aos fins-de-semana, com pouco tempo de espera entre a marcação e o dia do tratamento, para evitar que os doentes se esqueçam da consulta ou procurem alternativas.

Além disso, os estudos revelaram que as marcações antecipadas tinham menos 18% de faltas de comparência ou cancelamentos. Software de gestão dentária com algoritmos preditivos pode ver as faixas horárias de maior risco e enviar lembretes adicionais ou telefonar para confirmar a marcação.

4. Comunicação fluida

Explicar aos doentes a importância de seguirem corretamente os seus tratamentos e as consequências de não o fazerem ajuda-os a empenharem-se mais.. As palavras utilizadas devem ser claras e adaptadas ao nível de compreensão de cada doente. Para facilitar, podem ser utilizadas imagens ou recursos digitais. Além disso, a clínica dentária pode organizar seminários e campanhas de educação para sensibilizar os pacientes para os cuidados orais.

5. Qualidade do serviço

A perceção de um bom serviço por parte dos doentes influencia diretamente a sua fidelidade e assiduidade. Um ambiente agradável e um pessoal formado no atendimento ao cliente reduzem a ansiedade e fazem-nos sentir mais satisfeitos. Além disso, a realização de um acompanhamento após o tratamento com um telefonema para perguntar como estão, fortalece a relação com o paciente e aumenta a probabilidade de ele comparecer a futuras consultas.